Як провести внутрішню опис особової справи

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Які документи може містити опис особової справи співробітника
  3. Документи, на підставі яких співробітник був звільнений
  4. Оформлення особової справи співробітника зразок
  5. Обкладинка особової справи зразок
  6. Внутрішній опис особової справи зразок

До того, як провести внутрішню опис особової справи, його необхідно правильно сформувати, переконавшись, що всі документи в ньому є документами тривалого зберігання. І обкладинка особової справи, і внутрішній опис документів особової справи заповнюються відповідно до вимог, встановлених державними регламентами. У статті розповімо, як це правильно зробити.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як формується особова справа і навіщо проводиться опис документів в особовій справі

З того моменту, коли співробітник вважається офіційно прийнятим на роботу, тобто, коли виданий і підписаний наказ про це, на нього формується особова справа. Це папка, в яку підшиваються всі документи, що стосуються його трудової діяльності на даному підприємстві.

Оформлення особової справи співробітника, зразок його, не регламентується будь-яким загальним для виконання всіма роботодавцями нормативним актом. Обов'язок кадрової служби вести такі справи встановлена ​​тільки щодо Оформлення особової справи співробітника, зразок його, не регламентується будь-яким загальним для виконання всіма роботодавцями нормативним актом державних підприємств федеральним законом «Про основи державної служби Російської Федерації» № 119-ФЗ від 31 липня 1995 г. Але поняття «особиста справа» є усталеним і такі справи ведуться на підприємствах будь-якої форми власності.

Це зручний і раціональний спосіб сформувати єдиний пакет документів, об'єднаний загальним призначення - повні і достовірні відомості про всі факти трудової біографії даного працівника ,. І, чим більше в особовій справі буде таких документів, тим більше об'єктивне уявлення про нього може скласти кадрова служба і керівництво підприємства. І, значить, тим більш об'єктивними будуть кадрові та управлінські рішення, що приймаються в відношенні даного співробітника.

Оскільки особиста справа формується з копій і оригіналів документів, представлених в паперовому вигляді, щоб було зручно здійснювати їх пошук, формується опис особової справи співробітника. За допомогою опису ці документи в установленому в документоведении порядку нумеруються, класифікуються і індексуються. Це дозволяє при подальшому зберіганні врахувати кожен документ, термін зберігання якого перевищує 10 років.

Державні організації ведуть внутрішні опіссі документів особових справ відповідно до п. 3.6.17 Правил Росархіву від 06.02.2002 р - далі - Правила. Для інших підприємств ці Правила є рекомендованими. І, якщо компанія веде документообіг відповідно до тих норм, які встановлені Росархивом, внутрішній опис особової справи зразок, може бути використаний той, що пропонується в додатку №10 до Правил.

Читайте також:

Які документи може містити опис особової справи співробітника

Всі документи, що зберігаються в цій справі можна поділити на три групи:

Документи, необхідні для оформлення прийому на роботу;

Документи, що відображають етапи трудової діяльності працівника;

Документи, які супроводжують припинення дії трудового договору з даним співробітником.

До документів, що належать до першої групи, необхідних для оформлення співробітника на роботу і підтвердження його кваліфікації, відносяться:

  1. резюме;
  2. анкета, автобіографія;
  3. оригінал заяви про прийом на роботу;
  4. оригінал трудового договору (екземпляр роботодавця), підписаний обома сторонами;
  5. копії документів, що підтверджують рівень освіти, кваліфікацію;
  6. рекомендації та характеристики;
  7. довідка про проходження первинного і подальших медичних оглядів;
  8. оригінал наказу про прийом на роботу або виписка з нього;
  9. витяги з протоколів про обрання на посаду або про підсумки проходження конкурсу на вакантну посаду;
  10. особова картка.

Інша важлива група документів, які буде містити опис особової справи, це ті, що формуються в процесі трудової діяльності співробітника на даному підприємстві. Сюди відносяться документи з другої групи:

  • копії наказів по особовому складу, що стосуються співробітника - про переклади, переміщеннях, нагородження, дисциплінарні стягнення, заохочення та ін .;
  • копії документів, що підтверджують підвищення рівня освіти або кваліфікації - довідок і свідоцтв про проходження курсів, тренінгів, навчальних семінарів, дипломів про отримання додаткової освіти та ін;
  • копії документів, що підтверджують сімейний статус, в тому числі свідоцтв про укладення або розірвання шлюбу, народження дітей;
  • витяги з протоколів атестаційної комісії, атестаційні листи;
  • пояснювальні, доповідні і службові записки;
  • особисті заяви;
  • інші документи (акти, повідомлення).

Довідка

Документи, на підставі яких співробітник був звільнений

Внутрішній опис документів особової справи також може включати в себе і ті документи, на підставі яких співробітник був звільнений з підприємства. До таких документів, наприклад, відносяться:

  • особиста заява працівника з проханням про звільнення;
  • повідомлення про скорочення його посади;
  • акти, службові записки, пояснювальні - якщо співробітником було допущено грубе порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, за яке на нього накладено дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення;
  • наказ про звільнення;
  • виписка з трудової книжки із записом про звільнення.

Оформлення особової справи співробітника зразок

При формуванні особової справи співробітника, яке відбувається вже після його звільнення, перед тим, як документи будуть здані в архів, слід також враховувати, що вони можуть мати різні терміни зберігання. Ці терміни встановлюються «Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання» далі - Перелік. Регламент затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.10 р № 558.

Перелік, додаток №10 якого використовується при заповненні внутрішнього опису особової справи як зразок, визначає терміни зберігання кадрових документів відповідно до встановленої їм класифікації. Відповідно до неї, кадрові документи можуть бути поділені на ті, якими супроводжуються трудові відносини і трудова діяльність працівника, наприклад:

організація його трудової та службової діяльності;

тарифікація і нормування трудової діяльності, система оплати праці, яка діє в відношенні співробітника;

До іншої групи Переліком віднесені документи, якими оформляється кадровий супровід трудової діяльності співробітника:

прийом, переклади, переміщення, звільнення;

встановлення рівня освіти і кваліфікації;

заохочення та нагородження

Оскільки, згідно з Переліком, для резюме і характеристик працівника термін зберігання визначений за все в 5 років, а відомості про його трудової діяльності вносяться до особової картки, експерти вважають необов'язковим включати у внутрішню опис документів особової справи такі документи, як копії наказів (виписки) про переклади та переміщених, відпустки, заохочення і т.д

Велика частина кадрових документів зберігається 75 років, в тому числі:

  • трудові договори і угоди (службові контракти);
  • особові картки постійних і тимчасових працівників;
  • оригінали особистих документів - трудові книжки, дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва, якщо вони не будуть затребувані власниками до закінчення цього терміну.

При оформленні особової справи співробітника зразок якого запропонований Росархивом, слід врахувати, що документи в нього підшиваються в хронологічному порядку. Якщо це виписки і копії, вони обов'язково повинні бути завірені працівником кадрової служби. На титульному аркуші папки розміщується обкладинка особової справи, внутрішній опис документів особової справи вклеюється на обкладинці з внутрішньої сторони.

Обкладинка особової справи зразок

Обкладинка особової справи повинна бути оформлена відповідно до вимог ГОСТ 17914-72 «Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги ». Обкладинка особової справи зразок, представлена ​​нижче.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Внутрішній опис особової справи зразок

Внутрішній опис складається, коли справа вже сформовано, але ще не віддано в халепу. За своїм призначенням вона є змістом, завдяки якому в папці швидко можна знайти підшитий в неї документ. якщо складати опис відповідно до того зразком, який запропонований в Переліку, вона буде представлена ​​у вигляді таблиці, графи якої стримають наступну інформацію:

Порядковий номер документа, відповідно до того порядку, в якому він був підшитий до справи;

Індекс документа - це його реєстраційний номер відповідно до затвердженої на підприємстві номенклатурою справ. У разі, коли такого номера документ не має, в цьому полі проставляється позначка «б / н»;

Дата документа. За цю дату, як правило, приймається дата реєстрації документа. У тому випадку, коли документ не був зареєстрований, за його дату приймається дата підписання посадовою особою, вона також є обов'язковим реквізитом;

Найменування документа і його короткий зміст, суть;

Примітка - в цьому полі, в тому числі, робляться позначки про стан документа, наприклад: «включення», «вилучення» з обов'язковим посиланням, на підставі чого це включення або вилучення було вироблено.

Опис особової справи зразок представлений нижче.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Таблиця, що представляє собою внутрішню опис документів особової справи співробітника, має останню, підсумковий рядок. У ній цифрами і прописом вказується кількість документів, пошитих в справі. Якщо кількість таких документів велике, внутрішній опис може складатися з декількох листів. У цьому випадку кожен з них повинен бути пронумерований і їх загальна кількість також зазначено в описі. Всі ці відомості довідкового характеру завіряються підписом посадової особи, відповідальної за ведення кадрових справ, що склав опис.

Зверніть увагу: Нумерація аркушів опису особової справи співробітники не наскрізна. Листи повинні бути пронумеровані окремо від нумерації документів справи, оскільки вона є науково-довідковим документом і до них не відноситься.